Отталкиваясь от принципа, внедрение проектного офиса следует рассматривать одновременно как проект с ограниченными ресурсами и сроками, как создание управленческой функции и как разработку продукта для пользователей.Начинается этот набор подходов с проблем бизнеса, запускается через минимально жизнеспособный продукт и развивается по мере появления результатов и обратной связи.
Три направления внедрения проектного офиса
1.Проект - работа с ограничениями, ресурсами и сроками. Такой подход помогает показать результат в определенный период. Типичный срок этапа - около трех месяцев, хотя в зависимости от масштаба он может составлять один месяц или квартал.
2.Управленческая функция - проектный офис должен иметь возможность влиять на процессы: устанавливать фильтры, контрольные точки, ворота и условия принятия решений. Без такой возможности он рискует превратиться в центр отчетности, который собирает и подсвечивает данные, но не влияет на управление.
3.Продукт - деятельность нужно выстраивать вокруг пользователей и их потребностей. Наличие большого количества шаблонов, артефактов и сервисов само по себе не означает, что они полезны: они могут не решать актуальные проблемы. Продуктовый подход предполагает проверку востребованности: сервис запускают, оценивают отклик пользователей и затем решают, масштабировать его или отказаться от него. Если отклика нет, это признак того, что выбранная проблема и решение может быть неактуально.
Важный вопрос при создании проектного офиса - не только то, что считается правильным, но и то, какой набор действий будет достаточным и реально работающим. На что обратить внимание:
Смысл MVP - сначала выпустить базовый набор, который закрывает основные потребности, проверить его практическую пользу и только затем усложнять модель.
Итог
Рабочий проектный офис сочетает проектную дисциплину, полномочия управленческой функции и ориентацию на потребности пользователей. Его целесообразно запускать через MVP примерно за три месяца, оценивать по бизнес-результатам - в частности, по сокращению числа красных проектов и адаптировать по мере роста зрелости компании.